Korona-arki akateemisten johtajien silmin

Keväällä 2020 toteutetussa kyselyssä selvitettiin COVID-19 -epidemian aiheuttaman poikkeustilan seurauksia akateemiselle johtamiselle. Kyselyyn vastasi kaikissa suomalaisissa yliopistoissa työskenteleviä rehtoreita, vararehtoreita sekä dekaaneja. 

Huoli henkilöstön hyvinvoinnista 

Akateemiset johtajat nostivat esiin huolen henkilöstön hyvinvoinnista ja jaksamisesta poikkeuksellisessa tilanteessa. Johtajat kokivat, että henkilöstöjohtamiseen, yhteisöllisyyteen ja työhyvinvointiin tulisi poikkeuksellisena aikana kiinnittää entistä enemmän huomiota. Toisaalta haasteina on saada oikeaa ja ajantasaista tietoa henkilöstöstä ja sen hyvinvoinnista sekä se, että tällaisiin asioihin vaikuttaminen on etänä ja ilman kasvokkaisia tapaamisia hankalaa. Ylipäätänsä päivittäisjohtaminen on hankaloitunut ilman kasvokkaisia tapaamisia ja sosiaalisia kontakteja. Käytännön tason päivittäisessä johtamisessa työpäivien venyminen, sähköpostitulva, jatkuvat etäpalaverit sekä asioiden hoitaminen täysin etänä nousivat vastausten perusteella vallitsevan tilanteen suurimmiksi haasteiksi. Vaikka vuorovaikutuksen kerrottiin sujuvan myös etänä hyvin, viestinnän ja kanssakäymisen koettiin olevan kuitenkin entistä haastavampaa, kun se toteutetaan täysin etänä. 

Henkilöstön kohdalla akateemiset johtajat nostivat esiin myös työn jakautumisen haasteet. Poikkeustilanteesssa osa henkilöstöstä kuormittuu. Vastuutehtävissä olevat henkilöt kuormittuvat huomattavasti normaalia enemmän ja tietyt tukipalvelut kuten, esim. opintohallinto, kuormittuvat huomattavasti monia muita toimintoja enemmän. 

Onnistumisen kokemuksia kriisin keskellä - ylpeys oman henkilöstön työstä 

Poikkeustilanne on aiheuttanut monissa yliopistoissa digiloikkia: vaihtelevasta lähtötasosta huolimatta henkilöstö on onnistunut hyvin työnsä hallinnassa. 

Moni akateeminen johtaja kertoi vastauksissaan myös positiivisista kokemuksista; kuinka etäyhteydet ja etätyökalujen käyttöönotto ovat toimineet ja sujuneet yllättävänkin hyvin ja ilman suurempia teknisiä ongelmia. Siirtyminen fyysisistä palavereista esimerkiksi Teams-palavereihin on lyhentänyt palaverien kestoa, lisännyt osallistujien määrää (osallistujia oli vaikea saada paikalle silloin, kun kokoukset järjestettiin fyysisinä), parantanut osallistujien ennakkovalmistautumista ja tehostanut kokouskäytäntöjä. Myös päätöksenteon koettiin tehostuneen ja asioita uskalletaan poikkeustilanteessa delegoida entistä paremmin. Kaiken kaikkiaan etätyökalut ja etäyhteydet ovat toimineet poikkeustilanteessa todella hyvin, joissain tapauksissa jopa paremmin kuin esimerkiksi fyysiset tapaamiset.

Koko yhteisön tavoittaminen etätyökalujen avulla on monien vastaajien mukaan helpottanut huomattavasti. Myös yhteydenpito kansallisiin ja kansainvälisiin verkostoihin on helpottunut ja eräs vastaajista mainitsi lisäksi sen, että etätyökalujen ansiosta ihmisten on ollut mahdollista osallistua esimerkiksi sellaisiin konferensseihin, joihin he eivät olisi muuten ehtineet matkustaa. Poikkeustilanne on pakottanut kaikki yhteisön jäsenet ottamaan ajantasaiset etätyökalut ja -toimintatavat käyttöön, jolloin koko yhteisön tavoittaminen ja eri ihmisten välinen kommunikaatio on helpottunut huomattavasti.

Johtajien työpäivät venyvät poikkeusoloissa - uudet rutiinit auttavat jaksamaan 

Huomattavan moni kysymykseen vastanneista akateemisista johtajista nosti esiin erilaiset ajankäytön haasteet. Pitkään suunniteltuna olleita aikatauluja on jouduttu muuttamaan äkillisesti, työmäärä on lisääntynyt huomattavasti, normaalitilanteissa hyvinkin tuttujen asioiden, kuten opetuksen, suunnitteluun ja järjestämiseen on jouduttu käyttämään entistä enemmän aikaa ja esimerkiksi kokousmäärä on kasvanut useiden vastaajien mukaan paljon. Lisätyön lisäksi myös normaalit työt on tehtävä.  Normaalien työtehtävien ja selkeiden asiakokonaisuuksien lisäksi moni vastaajista kertoi joutuvansa selvittelemään paljon pieniä poikkeustilanteesta johtuvia ylimääräisiä ongelmia, tilanteita ja asioita. Viestitulva on jatkuvaa ja moni kokee joutuvansa olemaan tavoitettavissa koko ajan, mikä puolestaan heikentää työstä palautumista ja irtaantumista. Moni vastanneista tiivisti poikkeustilanteeseen liittyviä haasteita nimenomaan kokonaisuuden hallinnan puuttumisella tai heikentymisellä.

Useammassa vastauksessa kerrottiin siitä, kuinka työpäivät ovat poikkeustilanteen aikana venyneet huomattavan pitkiksi ja kuinka arkipäivät eivät enää oikein eroa viikonlopusta. Moni vastaajista koki työn ja vapaa-ajan välisen eron kaventuneen entisestään nyt, kun kodista on tullut työpaikka. Työstä irtautuminen on vaikeampaa ja myös työergonomian kanssa on haasteita kotona työskennellessä. 

Liikunta, ulkoilu ja ylipäätänsä työpäivän tauottaminen toistuivat toimivina keinona työn hallinnalle ja oman toimintakyvyn ylläpitämiselle. Moni vastaajista kertoi tauottavansa päiväänsä ja ulkoilevansa tai liikkuvansa hetken työtehtävien välissä, osa kertoi palautuvansa työpäivästä päivän päätteeksi käymällä lenkillä tai muuten ulkona. Useat akateemiset johtajat myös aikatauluttivat ja suunnittelivat työtehtäviään paremmin. Vastaajat kertoivat muun muassa pitävänsä listaa pakollisista työtehtävistä. Näiden lisäksi uusien rutiinien muodostaminen ja muodostuminen ovat auttaneet työn hallinnassa ja jaksamisessa.

Vastaajat nostivat esiin myös sosiaalisten suhteiden ylläpidon. Työyhteisöt ovat onnistuneet pitämään yhteyttä toisiinsa myös etänä ja esimerkiksi säännöllisesti toistuvat tietyt palaverit ovat auttaneet ylläpitämään sosiaalisia suhteita ja myös hoitamaan erilaisia työtehtäviä yhdessä muiden kanssa. Lisäksi epäviralliset keskustelut kollegojen kanssa mainittiin toimivaksi tavaksi ylläpitää omaa jaksamista.

 

Kysely liittyi projektiin professoreiden rekrytoinneista, joka toteutetaan Professoriliiton tilauksesta. Projekti toteutetaan Tampereen yliopistossa. Kyselyyn vastasi kaikissa suomalaisissa yliopistoissa työskenteleviä rehtoreita (N=10), vararehtoreita (N=9) sekä dekaaneja (N=32). Yliopiston johtajilta kysyttiin poikkeustilanteeseen liittyviä kysymyksiä kysymyspatteriston sekä neljän avoimen kysymyksen avulla. Jokaiseen avoimeen kysymykseen vastasi 21-24 akateemista johtajaa. 

Elias Pekkola, Taru Siekkinen ja Emmi-Niina Kujala 

Klikkaa kuvaa nähdäksesi siitä suurennoksen.